Worum es geht: Jede Firma muss schriftlich festhalten, wie ihre Belege und Buchungen entstehen, wo sie liegen und wer sie anfassen darf. Dieses Dokument heißt Verfahrensdokumentation, und fast niemand hat es. Bei einer Betriebsprüfung ist es das Erste, was verlangt wird — fehlt es, kann der Prüfer die ganze Buchführung als nicht ordnungsgemäß behandeln und schätzen. Sie beantworten zehn Fragen, wir schlagen den passenden Umfang vor, Sie laden Unterlagen hoch, sehen den Preis und unterschreiben. Was Sie nicht wissen, lassen Sie frei — wir fragen nach.
Wichtig, bitte zuerst lesen: Wenn Sie Papierbelege scannen und die Originale wegwerfen, brauchen Sie die Dokumentation zwingend — sonst fehlt für die vernichteten Belege der Nachweis. Und liegt bei Ihnen schon eine Prüfungsanordnung im Haus, ist es zu spät für Bequemlichkeit, aber nicht zu spät für das Dokument: eine sauber nachgereichte Dokumentation wird in der Praxis anerkannt. Kreuzen Sie das unten an, dann behandeln wir Ihren Fall vorrangig.
Vier Teile. Erstens Ihr Unternehmen: was Sie tun, wer wofür zuständig ist, welche Systeme im Einsatz sind. Zweitens der Weg der Belege: wie eine Rechnung hereinkommt, wie sie erfasst, geprüft, abgelegt und aufbewahrt wird. Drittens die Buchführung: wie aus Belegen Buchungen werden, wer freigibt, wie Korrekturen aussehen. Viertens die Sicherheit: Zugriffsrechte, Sicherung der Daten, Aufbewahrung über zehn Jahre.
Dazu kommen Anlagen — Beispielbelege, Ordnerstruktur, Rechteübersicht — und ein Änderungsverzeichnis, das zeigt, welche Fassung ab wann gilt.
Ja. Die Pflicht hängt nicht an der Größe, sondern daran, dass Sie Bücher führen. Der Umfang darf aber zur Größe passen: bei einer Ein-Personen-Firma ohne Kasse sind es wenige Seiten, bei einem Handelsbetrieb mit vier Filialen deutlich mehr. Genau deshalb bieten wir drei Stufen an, statt allen dasselbe zu verkaufen.
Der Prüfer darf die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß behandeln. Praktisch heißt das: er darf hinzuschätzen — bei Bargeldbetrieben oft mehrere Prozent des Umsatzes, je Jahr. Dazu kommen Nachzahlungen mit Zinsen. Das fehlende Dokument selbst wird nicht bestraft, aber es nimmt Ihnen im Streitfall den Boden unter den Füßen.
Meistens nicht. Solche Unterlagen beschreiben das Programm, nicht Ihre Firma — und genau das will der Prüfer wissen: wer bei Ihnen was macht, wann und mit welcher Kontrolle. Eine vorhandene Fassung ist trotzdem wertvoll: wir schreiben sie fort, statt neu anzufangen, und rechnen das im Preis ab.
Ja, und Sie sollten es tun. Eine nachträglich erstellte Dokumentation ist besser als keine, solange sie die Abläufe des Prüfungszeitraums richtig beschreibt und nicht rückdatiert wird. Wir schreiben die geltende Fassung sauber mit Änderungsverzeichnis, damit erkennbar bleibt, was wann gegolten hat. Das ist der ehrliche Weg und der einzige, der hält.
Ein unangekündigter Besuch während der Öffnungszeiten. Der Prüfer darf die Kasse zählen, den Kassenbericht sehen, die Sicherheitseinrichtung prüfen und die Verfahrensdokumentation verlangen. Er kann direkt in eine Betriebsprüfung übergehen. Wer die Unterlagen im Ordner hat, ist in zwanzig Minuten durch; wer sie sucht, hat ein Problem.
Ja, das ist erlaubt. Dann müssen Sie aber täglich einen Kassenbericht schreiben, aus dem sich die Einnahmen nachvollziehbar ergeben. Wie das bei Ihnen läuft, gehört in die Dokumentation — mit Muster. Gerade bei offenen Ladenkassen ist das Dokument der entscheidende Nachweis, weil kein System für Sie mitschreibt.
Grundsätzlich ja — aber nur, wenn beschrieben ist, wie gescannt wird, wer prüft, dass das Bild vollständig und lesbar ist, und wann das Papier vernichtet wird. Genau dafür schreiben wir eine eigene Anweisung. Ohne sie fehlt der Nachweis für Belege, die es nicht mehr gibt, und das lässt sich später nicht heilen. Ein paar Dinge behalten Sie ohnehin im Original, etwa Verträge und Urkunden.
Ein Gespräch von dreißig bis sechzig Minuten, ein paar Screenshots und Beispielbelege, und am Ende einmal lesen und unterschreiben. Die Aufnahme machen wir per Telefon oder Video; vor Ort kommen wir nur, wenn es eine Kasse oder mehrere Standorte gibt und Sie das wünschen.
Nicht turnusmäßig, aber bei jeder wesentlichen Änderung: neue Software, neue Kasse, neuer Zahlungsdienst, neue Zuständigkeiten. Die alte Fassung müssen Sie behalten — der Prüfer will wissen, was im Prüfungsjahr galt. Wir bieten die Fortschreibung deutlich günstiger an als die Ersterstellung, weil das Grundgerüst dann steht.
Dann bleibt die Pflicht bei Ihnen — es ist Ihre Buchführung. Zu dokumentieren ist vor allem die Schnittstelle: was Sie wann übergeben, was das Büro damit macht, wer Rückfragen klärt, wer freigibt. Erfahrungsgemäß liegen dort die größten Lücken, weil beide Seiten denken, die andere kümmere sich.
Sie bekommen es als PDF zum Unterschreiben und als bearbeitbare Datei, damit Sie Kleinigkeiten selbst nachziehen können. Dazu eine kurze Anleitung, was Sie bei Änderungen ergänzen müssen, und eine Übersicht der Anlagen, die Sie im Ordner bereithalten sollten.
Aus der Stufe plus den Teilen, die Ihr Fall zusätzlich braucht — Kasse, Shop und Zahlungsdienste, Scan-Anweisung, Systemwechsel, mehrere Standorte. Am Ende steht ein Faktor für die Größe, weil eine Firma mit fünf Millionen Umsatz mehr Prozesse hat als eine mit zweihunderttausend. Haben Sie schon eine Fassung, wird es günstiger. Alles hier ist indikativ; den verbindlichen Festpreis bekommen Sie schriftlich, bevor Sie beauftragen.
Rechnen Sie es gegen eine Schätzung. Bei einem Bargeldbetrieb mit einer halben Million Umsatz sind schon fünf Prozent Hinzuschätzung pro Jahr ein fünfstelliger Betrag, und geprüft werden meist drei Jahre gleichzeitig. Dagegen ist dieses Dokument eine der günstigeren Versicherungen, die Sie kaufen können — und es ist ohnehin Pflicht.
Ihre Unterlagen nutzen wir nur für diesen Auftrag. Nichts geht ohne Ihre Freigabe an Dritte; wenn eine Prüfung läuft, sprechen wir mit dem Finanzamt nur in dem Rahmen, den Sie mit der Vollmacht erteilt haben. Nach Abschluss bewahren wir alles so lange auf, wie es vorgeschrieben ist, und löschen es danach.